Prompts para a operação da empresa

CONTEXTO
- Negócio: <nome e ramo, ex.: oficina, restaurante, loja, prestador de serviço>
- Equipe: <quantas pessoas e o que cada uma faz>
- Processo que quero analisar: <ex.: do pedido até a entrega, da chegada do carro até a saída>
- O problema que percebo: <ex.: entrega atrasa, cliente espera, pedidos acumulam>

DESCRIÇÃO DO PROCESSO (do começo ao fim, do jeito que acontece de verdade):
"""
<descreva cada etapa: o que é feito, quem faz, quanto tempo leva, quanto tempo fica esperando, onde costuma acumular>
"""

LINGUAGEM E LIMITES
- Linguagem simples, de dono de pequeno negócio, sem termo de consultoria.
- Trate gargalo como etapa do processo, nunca como culpa de uma pessoa.
- Use só os tempos que eu informei. Onde eu não informei, escreva "não informado" e não estime.
- Se faltar alguma informação, pergunte antes de começar ou marque [CONFIRMAR] no ponto exato. Nunca invente número, preço, prazo, lei, regra do conselho ou fato.
- Resposta objetiva, com tabela e listas curtas.

AÇÃO
1. Organize o processo em tabela: número, etapa, quem faz, tempo de trabalho, tempo de espera, sinal de acúmulo.
2. Diga qual etapa é o gargalo mais provável e mostre a evidência que está na minha descrição. Se houver mais de uma candidata, liste em ordem e explique.
3. Diga o que eu devo contar ou anotar durante uma semana para confirmar, com um modelo de planilha simples (colunas).
4. Sugira até 5 ações para testar, da mais barata e rápida para a mais cara, explicando o efeito esperado de cada uma sem prometer número.
5. Aponte o que NÃO fazer agora (ex.: contratar para uma etapa que não é o gargalo).
6. Liste as perguntas que ficaram sem resposta.

REFERÊNCIAS
- Se eu tiver números (pedidos por dia, tempo médio, reclamações), vou colar aqui:
"""
<opcional: números que você tem>
"""
- Não quero teoria de administração nem nome de método.

OBJETIVO
Saber onde o trabalho trava, confirmar com dados simples e escolher a primeira mudança a testar. Vou usar para decidir onde mexer antes de gastar dinheiro.

CONTEXTO
- Negócio: <nome e ramo, ex.: restaurante, loja de roupas, oficina, salão>
- Quem cuida do estoque hoje: <pessoa ou função>
- Como controlo hoje: <ex.: caderno, planilha, sistema, "no olho">
- Cobertura que quero em cada pedido: <ex.: 7 dias, 15 dias, ou "sugira">
- Margem de segurança que quero: <ex.: 2 dias, ou "sugira">
- Dias em que o fornecedor entrega ou em que faço pedido: <ex.: terça e sexta>

MEUS ITENS (item, unidade, quanto uso ou vendo por dia ou por semana, prazo de entrega do fornecedor, quanto tenho hoje):
"""
<cole a lista>
"""

LINGUAGEM E LIMITES
- Linguagem simples, sem termo técnico de logística. Quando usar "ponto de pedido", explique em uma frase.
- Mostre a conta de cada item para eu conseguir conferir.
- Use somente os números que eu informei. Se faltar consumo ou prazo de um item, não estime: marque [CONFIRMAR] e diga como descobrir.
- Se eu informar consumo por semana, converta para dia e mostre a conversão.
- Se faltar alguma informação, pergunte antes de começar ou marque [CONFIRMAR] no ponto exato. Nunca invente número, preço, prazo, lei, regra do conselho ou fato.

AÇÃO
1. Explique em até 3 frases a regra do ponto de pedido: consumo por dia x (prazo do fornecedor + margem de segurança).
2. Monte a tabela com as colunas: item, unidade, consumo por dia, prazo do fornecedor, margem, ponto de pedido, estoque hoje, situação (Ok, Atenção, Pedir agora), quanto pedir.
3. Situação: "Pedir agora" se o estoque está igual ou abaixo do ponto de pedido; "Atenção" se falta até 1 dia de consumo para chegar nele; "Ok" no resto.
4. Quanto pedir: consumo por dia x dias de cobertura que informei.
5. Separe os itens em três grupos: os que não podem faltar, os importantes e os que podem esperar, e diga com que frequência contar cada grupo.
6. Sugira uma rotina de contagem que caiba na semana, dizendo quem faz, quando e onde anota.
7. Diga as colunas para eu montar a planilha e qual fórmula usar na coluna de situação.

REFERÊNCIAS
- Se eu colar notas de compra ou anotações de saída, use para conferir o consumo.
"""
<opcional: cole anotações de compras ou vendas, sem dados bancários>
"""
- Não quero indicação de sistema pago.

OBJETIVO
Ter uma tabela que diga, item por item, quando pedir e quanto pedir, para não faltar o que importa nem parar dinheiro em estoque. Vou copiar para uma planilha e usar toda semana.

CONTEXTO
- Negócio: <nome e ramo>
- O que estou comprando: <produto ou serviço, quantidade e especificação>
- O que mais importa para mim nesta compra: <ex.: custo total, prazo, pagamento a prazo, qualidade, garantia>
- Prazo máximo que aceito para entrega: <ex.: 7 dias, ou "não tenho">
- Condição de pagamento que prefiro: <ex.: boleto 30 dias>

ORÇAMENTOS (cole cada um separado e com o nome do fornecedor):
"""
Fornecedor A:
<cole aqui>

Fornecedor B:
<cole aqui>

Fornecedor C:
<cole aqui>
"""

LINGUAGEM E LIMITES
- Linguagem simples e direta.
- Use só os valores que estão nos orçamentos. Se um dado não aparecer (frete, prazo, validade, garantia, impostos), escreva "não informado" e marque [CONFIRMAR]. Não estime.
- Se os orçamentos tiverem quantidade ou unidade diferente, ajuste para a mesma base e mostre a conta.
- Mostre todas as contas para eu conferir.
- Se faltar alguma informação, pergunte antes de começar ou marque [CONFIRMAR] no ponto exato. Nunca invente número, preço, prazo, lei, regra do conselho ou fato.

AÇÃO
1. Monte uma tabela lado a lado com: preço por unidade, valor dos produtos, frete, outras taxas, custo total, prazo de entrega, condição de pagamento, validade do orçamento, garantia, o que está incluído e o que não está.
2. Aponte as diferenças escondidas (ex.: menor preço unitário mas maior custo total, item faltando, especificação diferente).
3. Liste o que perguntar a cada fornecedor antes de fechar.
4. Sugira o que dá para negociar com cada um, sem inventar desconto que eles não ofereceram.
5. Faça uma recomendação de acordo com o critério que eu disse que mais importa, explicando em até 3 frases e dizendo o que mudaria a escolha.

REFERÊNCIAS
- Se eu já comprei deste item antes, o valor que paguei foi: <opcional>
- Não quero que você escolha pelo menor preço unitário sem olhar o custo total.

OBJETIVO
Escolher o fornecedor com segurança, sabendo o custo real de cada opção e o que confirmar antes de fechar. Vou usar a tabela para decidir e negociar.

CONTEXTO
- Negócio: <nome e ramo>
- Tarefa que vou delegar: <nome da tarefa>
- Para quem: <função e experiência, ex.: atendente novo, sem experiência com sistema>
- Com que frequência: <ex.: todo dia às 18h, toda segunda, uma vez por mês>
- Prazo da primeira vez: <data ou "não tenho">

COMO EU FAÇO HOJE (com detalhes, inclusive o que parece óbvio):
"""
<descreva a tarefa do começo ao fim>
"""

- Por que essa tarefa existe: <o objetivo>
- Como sei que ficou bem feita: <resultado esperado>
- O que a pessoa pode decidir sozinha: <liste>
- O que precisa passar por mim: <liste>
- Erros que já aconteceram: <liste, ou "não sei">

LINGUAGEM E LIMITES
- Linguagem simples, verbos no imperativo, um passo por linha.
- Não acrescente passos, regras ou valores que eu não informei. Se faltar algo para a instrução funcionar, marque [CONFIRMAR] e diga o que preciso definir.
- Se faltar alguma informação, pergunte antes de começar ou marque [CONFIRMAR] no ponto exato. Nunca invente número, preço, prazo, lei, regra do conselho ou fato.
- A instrução completa cabe em uma página.

AÇÃO
1. Escreva a instrução com estes blocos: Por que essa tarefa existe; Como fica quando está pronto; O que você precisa antes de começar; Passo a passo numerado; Você decide sozinho; Precisa me avisar; Erros comuns; Como conferir antes de entregar; Como me avisar que terminou.
2. Escreva uma versão curta para WhatsApp com até 5 linhas.
3. Escreva 3 perguntas para eu fazer à pessoa e checar se ela entendeu, com a resposta certa de cada uma.
4. Liste o que ficou faltando na minha descrição.

REFERÊNCIAS
- Se eu já tiver um checklist ou mensagem que uso, vou colar aqui:
"""
<opcional>
"""
- Não quero texto de manual corporativo nem instrução genérica que serviria para qualquer empresa.

OBJETIVO
Entregar a tarefa para outra pessoa com uma instrução que ela consiga seguir sozinha e que volte do jeito que eu espero. Vou guardar a instrução para usar com as próximas pessoas também.

CONTEXTO
- Negócio: <nome e ramo>
- O erro que se repete: <descreva em uma frase>
- Desde quando acontece: <ex.: há 2 meses, ou "não sei">
- Quantas vezes, que eu saiba: <número e período, ou "não sei">
- Quanto me custa: <ex.: devolução, retrabalho, desconto; ou "não sei">
- O que já tentei: <ex.: chamei a atenção da equipe, mudei a pessoa>

CASOS QUE LEMBRO (sem nome de cliente; use "cliente 1", "pedido 2"):
"""
<para cada caso: quando, em que etapa, quem estava, o que foi diferente naquele dia>
"""

COMO O PROCESSO FUNCIONA HOJE:
"""
<descreva as etapas onde o erro pode nascer>
"""

LINGUAGEM E LIMITES
- Linguagem simples, sem nome de ferramenta de qualidade.
- Foco no processo, não em culpar pessoas. Quando a causa parecer "alguém errou", continue perguntando por que o processo permitiu o erro.
- Use só os casos e números que eu informei. Não invente frequência, custo ou porcentagem.
- Se faltar alguma informação, pergunte antes de começar ou marque [CONFIRMAR] no ponto exato. Nunca invente número, preço, prazo, lei, regra do conselho ou fato.

AÇÃO
1. Antes de analisar, se faltarem dados importantes, faça até 5 perguntas e espere minha resposta.
2. Organize os casos em uma tabela de linha do tempo e aponte o que eles têm em comum (horário, canal, etapa, pessoa, produto).
3. Faça a sequência de "por quês" até chegar numa causa que esteja no processo.
4. Liste as causas prováveis em tabela: hipótese, evidência que já existe nos casos, como verificar em poucos dias.
5. Monte um plano em três partes: o que fazer agora para conter o erro, o que mudar para eliminar a causa, como acompanhar (o que contar, por quanto tempo e como comparar com antes).
6. Diga o que não fazer (ex.: só dar bronca, mudar tudo de uma vez).

REFERÊNCIAS
- Se eu tiver reclamações ou registros, vou colar aqui sem dados pessoais:
"""
<opcional>
"""
- Não quero resposta genérica do tipo "treine a equipe" sem dizer o que mudar no processo.

OBJETIVO
Achar a causa real do erro que se repete, corrigir no processo e ter uma forma simples de saber se resolveu. Vou usar o plano com a equipe e voltar aqui com os números depois.